LAPORAN AKTIVITAS MAGANG
PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA DARI PERUSAHAAN UNTUK PERUSAHAAN
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT
GUMILANG REGENCY HOTEL
Disusun Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Magang Pada
Program Studi S1 Administrasi Bisnis
Oleh :
Nama : Achrijal Kholid Amrullah
NPM : 1203134252
Prodi : S1 Administrasi Bisnis
PROGRAM STUDI S1 ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TELKOM
BANDUNG
2016
LEMBAR PERSETUJUAN MAGANG
LAPORAN AKTIVITAS MAGANG DI GUMILANG REGENCY HOTEL
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT
Disusun Oleh:
ACHRIJAL KHOLID AMRULLAH
1203134252
Bandung, 02 Agustus 2016
Menyetujui,
Pembimbing
Human Resources Manager
|
Pembimbing
Fakultas Komunikasi dan Bisnis
|
NANANG S. NOVABIAN, Ir., MM
|
MAHENDRA FAKHRI, SE., MBA
|
NIK : 103201311 NIK:
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat, karunia serta hidayah-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini dengan lancar. Laporan magang ini merupakan rangkuman kegiatan selama pelaksanaan magang di Gumilag Regency Hotel yang bertempat di Jl. Dr. Setiabudhi. No. 323 - 325 Bandung 40154, untuk periode kerja 18 Mei – 21 Juni 2016. Tujuan dari penulisan laporan magang ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah magang pada program studi S1 Administrasi Bisnis di Fakultas Komunikasi dan Binis, Universitas Telkom.
Adapun selama pelaksanaan serta penyusunan laporan magang ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, saran, dan motivasi yang sangat besar dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan kesempatan bagi penulis untuk bisa menjalankan kegiatan magang dan menyelesaikan penulisan laporan magang dengan baik.
2. Kedua Orang Tua dan seluruh keluarga atas bimbingan, dukungan semangat dan tentunya doa yang telah diberikan kepada penulis.
3. Ibu Citra Kusuma Dewi, S., MBA Relawan selaku Ketua Program Studi S1 Administrasi Bisnis Fakultas Komunikasi dan Bisnis, Universitas Telkom.
4. Bapak Mahendra Fakhri, SE., MBA selaku dosen pembimbing Administrasi Bisnis yang telah banyak membantu, membimbing dan memberikan saran kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.
5. Bapak Nanang Sofiandi selaku Human Resources Manager sekaligus pembimbing selama penulis melaksanakan kegiatan magang yang telah memberikan banyak ilmu dan arahan dalam dunia kerja sebenarnya.
6. Ibu Wina Alfianti selaku Human Resources Officer sekaligus partner penulis dalam melaksanakan pekerjaan di Gumilang Regency Hotel Bandung.
7. Seluruh keluarga besar Gumilang Regency Hotel Bandung yang telah memberikan penulis kesempatan dan menerima penulis dengan sangat baik dan ramah.
8. Sahabat-sahabat dekat penulis yang selalu memberikan semangat sehingga laporan ini terselesaikan dengan baik.
9. Dan semua pihak yang telah membantu hingga selesainya laporan ini yang tidak bisa penulis sebut satu persatu.
Penulis menyadari bahwa baik dalam penyusunan maupun penerapan laporan ini jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan masukan, baik saran maupun kritik dari semua pihak yang akan sangat berguna sebagai bahan perbaikan di masa yang akan datang.
Bandung, 02 Agustus 2016
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman Judul......................................................................................................... i
Lembar Persetujuan Magang................................................................................. ii
Kata Pengantar........................................................................................................ iii
Daftar Isi................................................................................................................... v
Daftar Tabel............................................................................................................. vii
Daftar Gambar........................................................................................................ viii
Daftar Lampiran...................................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN......................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................... 1
1.2 Gambaran Umum Perusahaan................................................................... 6
1.2.1 Profil Perusahaan......................................................................... 6
1.2.2 Logo Perusahaan.......................................................................... 15
1.2.3 Visi dan Misi Perusahaan............................................................ 16
1.2.4 Tagline Gumilang Regency Hotel .............................................. 16
1.2.5 Gumilang Value........................................................................... 17
1.3 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang.................................................. 21
1.3.1 Lokasi Magang............................................................................ 21
1.4 Unit Magang Tempat Kerja...................................................................... 22
1.4.1 Penjelasan Unit Magang.............................................................. 22
BAB II KEGIATAN MAGANG............................................................................. 28
2.1 Latar Belakang........................................................................................... 28
2.2 Laporan & Penjelasan Magang.................................................................. 28
2.2.1 Penjelasan Tugas Aktivitas Magang............................................... 32
2.3 Hambatan…………………………………………………………………..45
2.3.1 Kurangnya Persediaan Komputer Kerja........................................ 45
2.3.2 Belum Lengkapnya Data Karyawan.............................................. 45
2.3.3 Ruang Kerja Yang Terbatas.......................................................... 46
2.3.4 Kantor Human Resources Manager Yang Terpisah...................... 46
2.3.5 Penggabungan Ruangan Kerja....................................................... 46
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN................................................................. 47
3.1 Kesimpulan Aktivitas Magang................................................................. 47
3.2 Saran......................................................................................................... 48
3.2.1 Bagi Gumilang Regency Hotel..................................................... 48
3.2.2 Bagi Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom......... 48
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN........................................................................ 50
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................ 51
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Waktu Magang...................................................................... 21
Tabel 2.1 Aktivitas Magang Human Resources Department............................ 27
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Suite Room........................................................................................ 08
Gambar 1.2 Executive Pool View & Executive Terrace & Gazebo...................... 09
Gambar 1.3 Superior Room & Deluxe Room........................................................ 09
Gambar 1.4 Gumilang Regency Hotel Tampak Depan......................................... 10
Gambar 1.5 Hotel Facilities – Tamara Meeting Room......................................... 12
Gambar 1.6 Hotel Facilities – Grand Ballroom.................................................... 12
Gambar 1.7 Hotel Facilities – Ixora Fitness Centre............................................. 13
Gambar 1.8 Hotel Facilities – Calla Spa.............................................................. 13
Gambar 1.9 Hotel Facilities – Lantana Swimming Pool....................................... 14
Gambar 1.10 Hotel Facilities – Bamboo Karaoke.................................................. 14
Gambar 1.11 Logo Gumilang Hospitality Management......................................... 15
Gambar 1.12 Logo Gumilang Regency Hotel......................................................... 15
Gambar 1.13 Icon Grateful..................................................................................... 17
Gambar 1.14 Icon Unity.......................................................................................... 17
Gambar 1.15 Icon Move Foward............................................................................ 18
Gambar 1.16 Icon Integrity..................................................................................... 18
Gambar 1.17 Icon Loyal.......................................................................................... 19
Gambar 1.18 Icon Appreciate................................................................................. 19
Gambar 1.19 Icon Never Give Up........................................................................... 20
Gambar 1.20 Icon Grow.......................................................................................... 20
Gambar 2.1 Employee Meals Bulan Juni.............................................................. 33
Gambar 2.2 Gumilang Team................................................................................. 34
Gambar 2.3 CSR HHRMA dan PHRI Jawa Barat................................................ 34
Gambar 2.4 Istirahat Makan Siang........................................................................ 35
Gambar 2.5 Pelatihan Fasilitator.......................................................................... 36
Gambar 2.6 Evaluasi Pelatihan Fasilitator........................................................... 36
Gambar 2.7 Sertifikat Peserta Pelatihan............................................................... 37
Gambar 2.8 Training Food and Baverage Department......................................... 38
Gambar 2.9 Training Food and Baverage Department......................................... 38
Gambar 2.10 Core Training Untuk Peserta PRAKERIN........................................ 39
Gambar 2.11 Core Training Untuk Peserta PRAKERIN........................................ 39
Gambar 2.12 Jadwal Safari Ramadhan Departemen - 1437 H............................... 40
Gambar 2.13 Jadwal Safari Ramadhan Hotel - 1437 H.......................................... 41
Gambar 2.14 Backdrop Safari Ramadhan 1437 H.................................................. 42
Gambar 2.15 Safari Ramadhan 1437 H di Gumilang Regency Hotel.................... 42
Gambar 2.16 Log In Fingerprint............................................................................ 44
Gambar 2.17 Data Fingerprint............................................................................... 44
Gambar 2.18 Hasil Rekap Manual Fingerprint...................................................... 45
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Penerimaan Magang
Lampiran 2 Surat Tugas Membimbing
Lampiran 3 Lembar Absensi Magang di Gumilang Regency Hotel
Lampiran 4 Form Bimbingan Magang
Lampiran 5 Form Penilaian dari Perusahaan
Lampiran 6 Form Pernyataan Kesediaan Membimbing
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pemikiran mengenai peran dan fungsi manusia dalam organisasi semakin hari tampak semakin berkembang dan dinamis mengikuti perkembangan jaman. Manusia yang dahulu dipandang sama kedudukannya seperti layaknya sumberdaya uang atau mesin, kemudian dinilai tidak hanya menjadi sebuah sumber daya, namun menjadi aset penting, yang menjadi motor penggerak organisasi dalam mencapai tujuannya. Manusia bukan hanya memiliki kemampuan menggerakkan dan melakukan pekerjaannya saja, namun juga memiliki nilai tambah yang dapat ditunjukkan melalui berbagai kemampuan, kompetensi bahkan akan menjadi barometer keberhasilan sebuah organisasi, karena manusia dinilai mampu mewakili image, nilai-nilai dan pencitraan organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, pandangan mengenai manusia dalam organisasi atau perusahaan sudah sepatutnya menjadi perhatian, seiring dengan berubahnya pola pikir dan fenomena pemanfaatan manusia dalam perusahaan.
Di sisi lain, perusahaan atau organisasi yang memiliki sumberdaya manusia yang berkualitas, tampaknya akan lebih mudah dan mampu bersaing dalam kompetisi bisnis yang semakin berat. Kekuatan perusahaan atau organisasi yang bertumpu pada sumber daya manusia tersebut setidaknya akan mampu memiliki daya saing yang tinggi. Kekuatan inilah, yang kemudian menjadi dasar dalam melakukan berbagai macam upaya atau strategi sehingga perusahaan atau organisasi juga akan memiliki keunggulan kompetitif yang lebih baik lagi. Upaya untuk mendapatkan kualitas sumber daya manusia yang baik tersebut selayaknya juga didukung oleh sebuah perencanaan sumber daya manusia yang baik pula. Hal ini sejalan dengan pemikiran umum bahwa kualitas memang menjadi faktor keunggulan yang utama, dan kualitas itu sendiri harus diimbangi dengan dukungan sumberdaya yang mumpuni.
Perencanaan sumberdaya manusia tidak lepas dari fungsi manajemen perusahaan, dimana perencanaan tersebut menjadi salah satu aktivitas yang harus dimiliki dan dijalankan secara berkesinambungan. Ada tujuan yang dapat dicapai dari sebuah perencanaan yang baik dan terstruktur, diantaranya adalah kemudahan perusahaan untuk melakukan evaluasi serta perbaikan yang mengarah pada pencapaian visi dan misi perusahaan. Setiap perusahaan atau organisasi yang memiliki perencanaan tersebut, diharapkan dapat menjalankan semua aktivitas bisnisnya secara teratur dan berkelanjutan.
Dalam konteks perencanaan sumber daya manusia, perusahaan sudah pasti akan menghadapi berbagai variabel masalah baik yang menyangkut konsep, sistem maupun implementasinya. Hal inilah yang kemudian menjadi salah satu fokus perhatian para pimpinan, terutama bagian yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Kendala atau masalah yang berhubungan dengan perencanaan sumberdaya manusia inilah yang kemudian harus diantisipasi untuk memudahkan para pimpinan atau pelaksana dalam mengelola asset perusahaan yang sangat bernilai strategis ini. Demikian pula halnya dengan terjaminnya pelaksanaan perencanaan ini agar kesinambungan bisnis perusahaan semakin lancar.
Dalam persaingan bisnis yang ada saat ini, menjadi perusahaan yang unggul dibandingkan perusahaan lainnya terasa sangat sulit. Dalam hal kuantitas, persaingan bisnis dalam usaha sejenis semakin tinggi intensitasnya. Sebaliknya, dalam hal kualitas, persaingan ini pun semakin berat. Hal ini karena setiap perusahaan memiliki cara pandang yang hampir sama, bahwa kualitas masih menjadi varaibel yang menentukan kemenangan dalam persaingan. Hal ini pun dirasakan pula oleh perusahaan, yang tidak hanya bergerak dalam industri maufaktur, namun dalam bidang industri jasa pun, tingkat persaingan dirasakan semakin tinggi.
Salah satu industri jasa atau pelayanan yang merasakan dampak dari persaingan tersebut adalah usaha bidang akomodasi atau perhotelan. Saat ini, industri perhotelan yang masuk dalam kelompok usaha jasa ini pun semakin bertambah dari segi kuantitas. Di sisi lain, kualitas layanan yang diberikan oleh masing-masing hotel pun semakin meningkat. Kondisi ini juga dipengaruhi setidaknya oleh kualitas pelayanan yang diberikan serta fasilitas pendukung lainnya yang menjadi nilai tambah sebuah hotel.
Berdasarkan uraian tersebut, dan memperhatikan semua aspek pelayanan yang dijalankan dalam operasional hotel, maka selayaknya sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan juga menjalankan fungsi perencanaannya, termasuk perencanaan sumber daya manusia. Demikian pula hal dengan hotel – hotel yang berada di wilayah Bandung, Jawa Barat.
Kota Bandung, sebagai salah satu kota tujuan wisata dan memiliki akses yang cukup strategis dari berbagai wilayah, terutama Ibu Kota Jakarta, saat ini telah menunjukkan adanya intensitas persaingan bidang perhotelan yang sangat tinggi. Selain jumlah hotel yang semakin meningkat, sarana serta prasarana yang terkait dengan usaha hotel ini juga semakin banyak dan beragam kualitasnya. Hal ini kemudian muncul menjadi pemicu adanya kebutuhan akan sumber daya manusia yang berkualitas dalam hal pelayanan. Para pelaku bisnis di bidang perhotelan semakin sadar bahwa keunggulan yang dapat diraih bukan hanya dalam hal fasilitas, namun pelayanan yang baik juga menjadi syaratnya. Semakin tinggi tingkat persaingan ini, maka akan semakin besar kebutuhan untuk memiliki sumber daya yang berkualitas, termasuk sumber daya manusia sebagai penggerak operasional hotel tersebut.
Di sisi lain, tidak sedikit para pelaku bisnis yang memang belum memanfaatkan pola perencanaan sumber daya manusia ini secara optimal, meskipun sudah dilakukan namun masih jauh dari yang diharapkan. Pemanfaatan manusia sebagai aset dalam oeprasional bisnis perhotelan, dinilai masih harus ditingkatkan dalam berbagai aspeknya. Hal ini juga sangat menentukan bagaimana para pelaku usaha tersebut mampu menyusun perencanaan sumber daya manusia dengan baik.
Gumilang Regency Hotel, adalah salah satu hotel yang beroperasi di wilayah Bandung Utara, juga menghadapi kondisi yang sama dalam hal persaingan. Hotel yang memiliki ciri khas sebagai hotel semi resort dan menekankan pada paduan nuansa modern minimalist dan tetap mengusung nuansa tradisional ini pun sedang menghadapi kondisi yang mewajibkan pimpinan serta seluruh karyawannya meningkatkan kinerja dengan sungguh dan memberikan kualitas pelayanan yang lebih baik dan memuaskan. Gumilang Regency Hotel, yang juga memiliki komitmen dalam hal memberikan layanan terbaik untuk konsumennya, juga menyadari betul bahwa sumberdaya manusia sebagai pelaksana bisnis harus tetap dikelola dengan sebaik-baiknya. Saat ini, dengan kekuatan sekitar 97 orang karyawan dari berbagai level dan jabatan serta departemen, Manajemen Gumilang Regency Hotel juga sangat fokus terhadap upaya mempertahankan dan meningkatkan kualitas sumberdaya manusianya secara berkesinambungan.
Sumberdaya manusia atau karyawan yang ada di lingkungan Gumilang Regency Hotel secara umum adalah pekerja yang memang memiliki kompetensi yang cukup baik di bidangnya. Hal ini ditunjukkan oleh kemampuan yang sesuai dengan jabatan yang diemban atau posisi yang dimilikinya. Namun demikian, hal ini bukanlah satu-satunya hal yang membuat perusahaan ini tetap kokoh berdiri hampir selama 24 tahun, tetapi dalam hal pengelolaan sumberdaya manusia, perusahaan terlihat sangat dominan. Banyak hal yang menjadi contoh, diantaranya adalah (1) adanya konsep perencanaan yang dimiliki perusahaan, khususnya terkait dengan rekrutmen, (2) pengembangan dan pembelajaran karyawan melalui berbagai macam pendidikan serta pelatihan serta (3) adanya kesempatan promosi bagi karyawan yang dinilai memiliki kemampuan yang layak untuk dikembangkan dalam posisi baru.
Namun demikian, dengan bertambahnya hotel-hotel yang baru serta kesempatan yang ditawarkan, maka bertambah pula permasalahan yang harus dihadapi oleh perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Gumilang Regency Hotel, sebagai salah satu hotel yang memiliki SDM yang cukup handal, juga menghadapi kendala dalam hal ini. Banyak karyawan dari berbagai departemen dan tingkatan juga berpindah ke tempat lain. Meskipun dinilai hal ini adalah suatu kewajaran dalam hal pekerjaan, namun bagi pihak intermal, masalah turn over karyawan ini pun menjadi kendala.
Turn over atau tingkat keluar masuk karyawan ini menjadi perhatian, khususnya bagi departemen terkait yang mengurus sumber daya manusia, yaitu Human Resource Departmen (HRD). Permasalahan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia ini bukanlah hal yang sederhana dalam sudut pandang manajemen, namun memiliki kompleksitas yang cukup tinggi. Pihak HRD, sebagai departemen yang memiliki tugas pokok dan fungsi ini jelas mendapatkan tanggung jawab paling besar.
Bagi HRD, semua hal yang menjadi permasalahan ini kemudian harus segera diatasi dan dicarikan solusinya, karena tidaklah mudah bagi perusahaan untuk kembali mendapatkan SDM dengan komposisi, jumlah, kualitas dan kompetensi yang memadai sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
1.2 Gambaran Umum Perusahaan
1.2.1. Profil Perusahaan
Periode Tahun 1989 hingga 2007
Gumilang Regency Hotel mulai dibangun pada tahun 1989 dan mulai beroperasi di tahun 1990. Pada saat itu nama yang digunakan adalah Gumilangsari Hotel. Pada awalnya Gumilangsari Hotel hanya memiliki 56 kamar tamu dengan fasilitas ruang meeting, coffee shop dan restaurant. Melihat tingkat persaingan hotel yang semakin meningkat dan ditambah meningkatnya kunjungan wisata ke Bandung yang membaik, maka mulai tahun 2007 dilakukan renovasi. Perusahaan mulai melakukan perubahan yang cukup signifikan; yakni perbaikan dan penambahan kamar sebanyak 48 kamar, penambahan fasilitas dan renovasi main building sehingga memberikan wajah baru bagi hotel ini dan berubah nama menjadi Gumilang Regency Hotel.
Gumilang Regency Hotel dapat diartikan sebagai sesuatu yang bersifat Cemerlang , Inti , Menarik , Cantik. “ Cemerlang dan Menarik“, suatu lokasi yang indah yang berada di luar kota Bandung yang berhawa sejuk dengan udara yang bersih. Hotel Gumilang Regency terletak didaerah Bandung Utara yang berbatasan dengan Kota Lembang, tepatnya dijalan Dr. Setiabudhi No. 323 - 325, Bandung 40154. Berada didaerah ketinggian lebih kurang 2700 feet diatas permukaan laut dengan suhu udara yang sejuk antara 18’ C - 25’ C.
Seiring dengan perkembangan dan kebutuhan untuk dapat memiliki daya saing tinggi dalam bisnis hotel, perusahaan mulai melakukan berbagai bentuk pengembangan, termasuk untuk fasilitas yang disediakan bagi tamu. Saat itu, sejalan dengan perkembangan dan pembangunan secara fisik, ketersediaan fasilitas yang dapat mengakomodasikan kebutuhan pasar, terutama sasaran pasar keluarga dimulai dengan berbagi hal, termasuk penyediaan kolam renang bagi anak-anak yang terpisah dari kolam untuk orang dewasa dan berair hangat. Selain itu, untu menambah sarana / fasilitas hotel yang disediakan oleh perusahaan, beberapa fasilitas lain juga dibuat seperti arena bermain anak-anak untuk memudahkan bagi tamu keluarga mendapatkan fasilitas yang berhubungan dengan anak.
Periode Tahun 2007 hingga 2016
Sejalan dengan renovasi dan penambahan fasilitas baru, konsep hotelpun berubah. Kini, Gumilang Regency Hotel mengarah kepada Business dan Resort hotel. Hotel ini menyediakan sarana keperluan MICE (meeting, incentive, conference and exhibition) yang dirancang secara minimalis dan dapat menampung lebih banyak peserta. Gumilang Regency Hotel juga memiliki Grand Chryssant Ballroom dengan tinggi 7 meter yang dibuat tanpa pilar dan dapat digunakan untuk conference ataupun wedding dengan kapasitas sampai seribu orang. Untuk menerima kunjungan pada saat weekend atau masa liburan, hotel ini telah menyediakan sarana yang dapat mengakomodasi kebutuhan keluarga, seperti tempat bermain anak-anak, kolam renang, spa untuk relaksasi, lapangan rumput untuk berolah raga serta fasilitas fitness centre yang dilengkapi peralatan mutakhir. Nuansa ini diciptakan guna menanggapi potensi dan demand saat ini.
Gumilang Regency Hotel juga melakukan perubahan mendasar secara manajemen; struktur organisasi diperbaiki, Standard Operations Procedures diperbaharui serta Job Description yang telah diperbaiki dan diperbaharui. Guna menunjang operasional hotel, manajemen menempatkan tenaga yang professional yang dibekali keahlian dan pengetahuan yang baik. Perusahaan juga memiliki sarana PMS (Property Management System) atau hotel komputer sehingga pelayanan yang diberikan menjadi lebih efisien dan maksimal.
Inovasi yang sedang berjalan adalah melakukan renovasi untuk beberapa type kamar. Sehingga Gumilang Regency Hotel saat ini hanya memiliki type kamar Superior, Deluxe, Executive dan Suite. Tujuan renovasi tersebut adalah mewujudkan hasil comment dari tamu yang loyal yang telah memberikan saran dan kritik untuk perubahan yang positif. Selain itu salah satu siasat dalam menghadapi persaingan bisnis dengan Budget Hotel yang baru dan menjamur di kota Bandung.
Gambar 1.1
Suite Room
Sumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.2
Executive Pool View & Executive Terrace & Gazebo
Gambar 1.3
Superior Room & Deluxe Room
Sumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Salah satu bentuk kamar yang sudah di renovasi adalah New Executive Room yaitu menggunakan konsep interior modern dan etnic, menjadikan kamar Executive tampak berbeda dengan kamar lainnya, terutama pada interior kamar dan terrace. Membuat tamu merasa “Hommy“ dan berkesan menjadikan tag line ”Most Memorable Stay” adalah tepat untuk Gumilang Regency Hotel.
Gambar 1.4
Gumilang Regency Hotel Tampak Depan
Sumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Dan untuk memudahkan tamu serta pelanggan setia yang ingin menjalin komunikasi serta melakukan reservasi hotel, perusahaan menyediakan fasilitas booking engine dengan website : www.gumilangregency.com dan semua informasi lengkap mengenai Gumilang Regency Hotel ada didalamnya.
Gumilang Regency Hotel juga melakukan kerjasama dengan beberapa partner Online Travel seperti Agoda.com, Booking.com, pegipegi.com untuk memperluas jaringan di internet. Terbentuknya Corporate Office dengan bendera Gumilang Hospitality Management menjadikan bukti akan segera lahir hotel – hotel baru selain Gumilang Regency Hotel. Salah satunya NIWA Gumilang di daerah Kerawang Jawa barat.
Fasilitas Hotel
- 106 kamar (16 superior, 59 deluxe, 30 executive dan 1 Suite).
- Grand Ballroom tanpa pilar berkapasitas 1,000 orang dengan tinggi 7 meter
- 5 Ruang Meeting untuk kapasitas 20 - 200 orang
- Business Centre dan High-speed Internet WiFi untuk menunjang sarana meeting
- Iris Resto dan Azalea Lounge dengan kapasitas 100 tamu yang menyajikan makanan Internasional, Chinese dan Indonesian oleh para Chef yang sudah terlatih.
- Liliana Terrace dan Bougenville Rooftop Garden
- Lantana Pool yang terdiri dari kolam renang dewasa dan anak-anak dimana kolam renang untuk anak adalah kolam renang air hangat sehingga dapat lebih disukai dan dinikmati anak-anak. Ada juga fasilitas Vanda Kids Corner (children playground) untuk anak-anak.
- Ixora Fitness Center dan Calla Spa, diharapkan fasilitas tambahan ini akan memanjakan mereka yang menginginkan relaksasi dan tetap bugar di luar rutinitas sehari-hari.
- Bamboo Karaoke kini dengan kapasitas 7 executive rooms dan Hall dengan kapasitas 50 orang serta ditunjang oleh sarana sound system yang paling mutakhir dan lagu – lagu terbaru.
- Hotel ini juga menyiapkan ruang Mushola, Luggage Room juga Orchid Mini Shop untuk kenyamanan para tamu kami, serta 24 hours security services dengan tenaga professional yang terlatih dan handal dan di lengkapi CCTV.
- Lapangan rumput untuk menunjang tempat kebugaran dan permainan.
- Area parkir untuk 250 kendaraan untuk menunjang sarana MICE ataupun wedding di Gumilang Regency Hotel.
- Chatalia Room adalah fasilitas baru yang mengambil konsep “Fresh Business Meeting” lokasi ruang rapat dengan fasilitas hi-tech dan restaurant dengan pemandangan taman terbuka.
- Buggy sebagai kendaraan untuk “showing” atau kebutuhan tamu hotel.
Gambar 1.5Hotel Facilities – Tamara Meeting RoomSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.6Hotel Facilities – Grand BallroomSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.7Hotel Facilities – Ixora Fitness CentreSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.8Hotel Facilities – Calla SpaSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.9Hotel Facilities – Lantana Swimming PoolSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
Gambar 1.10Hotel Facilities – Bamboo KaraokeSumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
1.2.1. Logo Perusahaan
a.
Logo Gumilang Hospitality Management
Logo Gumilang Hospitality Management
Gambar 1.11
Logo Gumilang Hospitality Management
Sumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
b. Logo Gumilang Regency Hotel
Gambar 1.12
Logo Gumilang Regency Hotel
Sumber: Gumilang Regency Hotel. 2016
1.2.2. Visi dan Misi Gumilang Regency Hotel
Visi
Menjadikan Gumilang Regency Hotel menjadi tempat yang mensinergikan keperluan tamu untuk bisnis, leisure dan menjadi pilihan untuk mengadakan pertemuan. Pesta perkawinan dan aktifitas luar ruangan di suasana alam pegunungan dengan dilayani oleh sumber daya manusia yang professional dan efisien dalam menyediakan kebutuhan dan keinginan para tamu.
Misi
· Berupaya dalam mengambil keputusan untuk memaksimalkan keuntungan sesuai dengan yang ditargetkan,
· Menjadikan Gumilang Regency Hotel sebagai salah satu hotel pilihan di Bandung Utara untuk tamu dengan keperluan bisnis maupun leisure dengan jumlah kamar yang cukup memadai,
· Menjadi salah satu tempat pilihan untuk mengadakan pertemuan rapat maupun pesta perkawinan di jalan Setiabudhi Raya Bandung,
· Menjalin hubungan baik dengan warga sekitar kelurahan Isola dan pihak kepolisian Sukasari dan Cidadap,
· Membina dan menghargai karyawan dengan memberikan pelatihan yang konsisten untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada para tamu.
1.2.3. Tag Line Gumilang Regency Hotel
“Most Memorable Stay”
Sebuah sapaan hangat dari pelayanan yang diberikan oleh Gumilang Regency Hotel akan membuat tamu merasa nyaman seperti berada di rumah sendiri serta memberikan pengalaman yang tak akan terlupakan.
1.2.4. Gumilang Value
1. G : Grateful
Warna gold identik dengan kemulyaan Tuhan, Karena itu Grateful disesuaikan dengan temanya, mengucap syukur. Dan icon tangan membuka ke atas adalah penerimaan berkatnya yang selalu ada di setiap harinya selalu baru.
Gambar 1.13
Icon Grateful
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
2. U : Unity
Gambar 1.14
Icon Unity
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
3. M : Move Foward
Move Foward, menggunakan panah yang mengarah ke kanan, maju ke kanan karena yang kita bawa adalah hal-hal yang positif itu alasan kenapa panahnya ke kanan, dan warna oranye adalah warna yang diambil dari warna cone yang biasa digunakan polisi untuk kelancaran jalan.
Gambar 1.15
Icon Move Foward
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
4. I : Integrity
Gambar 1.16
Icon Integrity
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
5. L : Loyal
Loyal, warna ungu menggambarkan kesetiaan dan gambar tangan dengan bentuk hati merepresentasikan bahwa kita setia karena kita nikmat bekerja disini bukan karena kita takut untuk setia.
Gambar 1.17
Icon Loyal
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
6.
Appreciate menggunakan warna biru karena menunjukan perusahaan yang berkembang dengan baik, perusahaan yang baik adalah perusahaan yang bisa menghargai karyawannya dan begitu juga sebaliknya, karena itulah menggunakan Icon tangan yang sedang bertepuk tangan.
Gambar 1.18
Icon Appreciate
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
7. N : Never Give Up
Never Give Up menggunakan warna kuning untuk menyemangati karyawan untuk tidak menyerah, dan Icon infinity adalah gambaran supaya karyawan jika mungkin gagal akan terus mencoba dan jangan pernah berhenti untuk kebaikan.
Gambar 1.19
Icon Never Give Up
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
8. G : Grow
Gambar 1.20
Icon Grow
Sumber: Gumilang Regency
Hotel. 2016
Hotel. 2016
1.3. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang
1.3.1. Lokasi magang
Kegiatan Magang dilaksanakan di :
Perusahaan : Gumilang Regency Hotel. Jl. Dr. Setiabudhi. No. 323 - 325 Bandung 40154, West Java – Indonesia.
Phone +62222012618 Fax +62222012612 info@gumilangregency.com - www.gumilangregency.com
Phone +62222012618 Fax +62222012612 info@gumilangregency.com - www.gumilangregency.com
Bagian : Human Resources Department
Pekerjaan Utama : Employee Development
Pembimbing Perusahaan : Nanang Sofiandi Novabian, Ir.,MM
Waktu : 18 Mei 2016 s/d 21 Juni 2016
Kegiatan magang dilaksanakan mulai 18 Mei sampai dengan 21 Juni sesuai dengan periode pelaksanaan magang yang dipersyaratkan dalam pedoman pelaksanaan magang yaitu minimal 30 hari kerja. Dengan waktu pelaksanaan sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Waktu Magang
Hari
|
Jam Masuk
|
Jam Istirahat
|
Jam Keluar
|
Senin - Jum’at
(Sabtu-Minggu libur)
|
08.00
|
12.00 s.d 13.00
|
17.00
|
1.2. Unit Magang Tempat Kerja
1.2.1. Penjelasan Unit Magang
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT
GUMILANG REGENCY HOTEL
VISI DAN MISI
VISI
Menjadikan HR Department sebagai unit kerja yang berperan sebagai pengembang dan pendorong terwujudnya SDM Hotel yang berkualitas dan kompeten guna mewujudkan Gumilang Regency sebagai hotel pilihan tamu yang identik dengan pelayanan prima dan mampu mewujudkan sinergi antara berbagai keperluan tamu dengan didukung oleh SDM yang muda, profesional dan efisien dalam melampaui kebutuhan tamu.
MISI
1) Meningkatkan peran dan fungsi HRD dalam hal perencanaan Sumberdaya Manusia yang efektif dan efisien serta didukung oleh berbagai strategi perencanaan dan pengembangan sumberdaya daya manusia yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan
2) Meningkatkan wawasan dan pengetahuan, kompetensi dan perilaku positif karyawan terhadap pekerjaan melalui peran HRD sebagai koordinator dalam melaksanakan fungsi pendidikan dan pelatihan untuk menghasilkan SDM yang berkualitas sesuai standar yang telah ditentukan
3) Memperkuat strategi hubungan internal dengan korporat, General Manager dan antar departemen dengan mengoptimalkan jejaring kerja melalui kerjasama dalam hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan, pengembangan, penilaian kinerja dan hal lain terkait fungsi dan tugas pokok masing-masing karyawan.
4) Memperkuat strategi hubungan eksternal dengan warga sekitar, pihak kepolisian, dinas-dinas pemerintahan terkait, lembaga pendidikan, asosiasi profesi dan lembaga atau institusi lainnya guna menjalankan fungsi dan tugas pokok HRD yang harmonis dan saling menguntungkan.
5) Meningkatkan peran pembinaan dan penghargaan terhadap karyawan sebagai bagian dari sistem compensation & benefit kaitannya pada administrasi SDM, pemberian kompensasi dan pemeliharaan kesejahteraan karyawan.
6) Menciptakan efisiensi dan efektifas pelayanan oleh karyawan untuk mendapatkan produktivitas dan profit yang tinggi dan keseimbangan budget sehingga sesuai dengan misi perusahaan dalam hal cost efectiveness.
7) Meningkatkan fuungsi-fungsi administratif dan menjalankan serta mengawasi implementasi kebijakan-kebijakan normatif, baik dari Pemerintah maupun Kebijakan /Peraturan Perusahaan guna menjamin ketertiban, keamanaan dan kedisiplinan kerja bersama melalui mekanisme pengelolaan yang lebih baik dan terukur hasilnya.
8) Meningkatkan dan memelihara suasana dan lingkungan kerja yang aman, nyaman, kondusif dalam berbagai hal untuk mewujudkan pelayanan terbaik yang didukung oleh motivasi dan semangat serta etos kerja yang tinggi dari setiap karyawan.
OBJECTIVE
· Memastikan terwujudnya pelayanan prima yang didukung oleh kualitas SDM yang baik dan kompeten untuk mencapai profit dan melebihi target.
· Menjaga keseimbangan antara pengeluaran (cost) dan benefit bagi perusahaan melalui kinerja SDM yang efektif, efisien serta senantiasa menjaga kualitas layanan guna mencapai kinerja yang optimal.
STRATEGI
Untuk Misi 1 dan 2
· Meningkatkan peran dan fungsi HRD dalam hal perencanaan Sumberdaya Manusia yang efektif dan efisien serta didukung oleh berbagai strategi perencanaan dan pengembangan sumberdaya daya manusia yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan
· Meningkatkan wawasan dan pengetahuan, kompetensi dan perilaku positif karyawan terhadap pekerjaan melalui peran HRD sebagai koordinator dalam melaksanakan fungsi pendidikan dan pelatihan untuk menghasilkan SDM yang berkualitas sesuai standar yang telah ditentukan
Implementasi Strategi :
· Melakukan evaluasi, revisi dan penetapan sistem rekruitmen yang sesuai dengan konsep manajemen sumberdaya manusia
· Menjalan pola dan sistem serta tahapan rekruitmen yang selektif dan penempatannya disesuaikan dengan kompetensi dan keahlian lainnya sesuai jabatan dan posisi dalam struktur organisasi perusahaan
· Menyusun manning dan secara berlaku melakukan up-date terhadap manning tersebut
· Menyusun sistem dan pola pelaksanaan pendidikan dan pelatihan (training) bagi karyawan dengan memberikan kesempatan yang sama untuk semua karyawan dan menjadikan hasilnya sebagai bagian dari evaluasi kinerja dan pengembangan karyawan yang bersangkutan, baik internal maupun pendidikan dan pelatihan di luar perusahaan
· Memastikan Departmental Training berjalan di setiap Departemen sesuai kebijakan dan prosedurnya
· Menyusun penilaian dan evaluasi untuk setiap kebijakan dan SOP terkait manning (perencanaan SDM), pendidiikan dan pelatihan untuk perbaikan di masa datang.
Untuk Misi 3 dan 4
· Memperkuat strategi hubungan internal dengan korporat, General Manager dan antar departemen dengan mengoptimalkan jejaring kerja melalui kerjasama dalam hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan, pengembangan, penilaian kinerja dan hal lain terkait fungsi dan tugas pokok masing-masing karyawan
· Memperkuat strategi hubungan eksternal dengan warga sekitar, pihak kepolisian, dinas-dinas pemerintahan terkait, lembaga pendidikan, asosiasi profesi dan lembaga atau institusi lainnya guna menjalankan fungsi dan tugas pokok HRD yang harmonis dan saling menguntungkan
Implementasi Strategi :
· Menjalankan dan memastikan semua SOP terkait tugas – tugas internal HRD dan Secuiry Team berjalan dengan baik dan sesuai.
· Menjalankan hubungan kerja dengan departemen terkait melalui berbagai kegiatan seperti briefing, diskusi antar departemen, kerjasama operasional dan bentuk kerjasama lainnya
· Bersama HOD lain melakukan penilaian kinerja dan pengawasan terhadap semua karyawan dalam menjalankan semua peraturan perusahaan dan tindakan kedisiplinan
· Mengurus berbagai perijinan dan hubungan eksternal dengan pihak kepolisian, dinas-dinas pemerintah dan lembaga lainnya
· Mengikuti kegiatan lembaga asosiasi profesi, seperti HRMA secara rutin guna mendapatkan berbagai macam informasi strategis
· Menjalan fungsi eksternal lainnya yang ditugaskan oleh Perusahaan bagi HRD.
Untuk Misi 5 dan 6
· Meningkatkan peran pembinaan dan penghargaan terhadap karyawan sebagai bagian dari sistem compensation & benefit kaitannya pada administrasi SDM, pemberian kompensasi dan pemeliharaan kesejahteraan karyawan.
· Menciptakan efisiensi dan efektifas pelayanan oleh karyawan untuk mendapatkan produktivitas dan profit yang tinggi dan keseimbangan budget sehingga sesuai dengan misi perusahaan dalam hal cost efectiveness.
Implementasi Strategi :
· Menjalankan fungsi-fungsi / pekerjaan HRD terkait Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, pembenahan sistem kompensasi dan benefit lainnya
· Memastikan dengan berbagai aktivitas mengenai sistem pengupahan dan kebijakan pemerintah mengenai upah minimum kota dan kebijakan lain dalam konteks reward bagi karyawan
· Melakukan berbagai aktivitas terkait peningkatan produktivitas seperti dari sisi tingkat kehadiran, mengawasi sistem cuti, jadwal kerja dan hal lain terkait rasio-rasio penilaian kinerja karyawan
Untuk Misi 7 dan 8
· Meningkatkan fuungsi-fungsi administratif dan menjalankan serta mengawasi implementasi kebijakan-kebijakan normatif, baik dari Pemerintah maupun Kebijakan /Peraturan Perusahaan guna menjamin ketertiban, keamanaan dan kedisiplinan kerja bersama melalui mekanisme pengelolaan yang lebih baik dan terukur hasilnya.
· Meningkatkan dan memelihara suasana dan lingkungan kerja yang aman, nyaman, kondusif dalam berbagai hal untuk mewujudkan pelayanan terbaik yang didukung oleh motivasi dan semangat serta etos kerja yang tinggi dari setiap karyawan
Implementasi Strategi :
· Menjalan tugas-tugas terkait penyusunan kebijakan internal seperti Peraturan Perusahaan, Kebijakan Internal Tertulis dan bersifat mengikat
· Mengawasi pelaksanaan dan implementasi kebijakan serta kedisiplinan dalam berbagai hal bagi semua karyawan
· Menyediakan dan memelihara berbagai fasilitas dan sarana bagi karyawan serta memastikan penggunaannya sesuai dengan aturan yang berlaku
· Melaksanakan berbagai aktivitas sport and social activity baik secara internal maupun eksternal di lingkungan luar perusahaan
BAB II
KEGIATAN MAGANG
2.1 Latar Belakang
Kebutuhan akan kemampuan dan profesionalitas menuntut adanya pelatihan dan usaha yang sungguh-sungguh. Ilmu, pengalaman, dan pendidikan merupakan hal terpenting dalam membentuk kecakapan serta keterampilan ketika memasuki dunia kerja. Mahasiswa merupakan bagian dari masyarakat intelektual dijajaran pendidikan Indonesia, memiliki hak untuk mengetahui, menguasai, serta memiliki wawasan yang luas dibidang ilmu pengetahuan serta praktik ilmu yang telah dilakukan di bangku perkuliahan.
Agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa perlu melakukan pelatihan kerja secara langsung di instansi/ lembaga yang relevan dengan program pendidikan yang diikuti. Berdasarkan hal tersebut penulis mendapatkan kesempatan untuk magang di salah satu Hotel yang cukup ternama di Bandung yaitu Gumilang Regency Hotel, yang kemudian masuk ke dalam Human Resources Department yang secara garis besar memiliki ranah kerja untuk kegiatannya yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan dan segala kegiatan termasuk operasional didalamnya.
Berdasarkan hal tersebut kegiatan magang dilaksanakan selama 30 hari kerja di Gumilang Regency Hotel, Jl. Dr. Setiabudhi. No. 323 - 325 Bandung.
2.2 Laporan & Penjelasan Kegiatan Magang
Laporan kegiatan magang adalah suatu laporan penjelasan tentang tugas yang diberikan atau kegiatan yang dilakukan penulis selama melakukan magang di Gumilang Regency Hotel, Human Resources Department. Berikut kegiatan penulis selama melakukan kegiatan magang :
TABEL 2.1
Aktivitas Magang Human Resources Department
Gumilang Regency Hotel
No
|
Tanggal
|
Keterangan
|
1
|
18-Mei-16
|
· Pengenalan departemen HR di Gumilang Regency Hotel, pembimbing serta partner kerja.
|
2
|
19-Mei-16
|
· Mempelajari Business Plan 2014 dan Business Plan 2016
|
3
|
20-Mei-16
|
· Belajar interview serta memahami perilaku orang
· Hotel tour
|
4
|
23-Mei-16
|
· Grooming
· Hotel facility
· Telephone coustery
· Gumilang value
|
5
|
24-Mei-16
|
· Pelatihan Fasilitator “Prinsip Dunia Usaha dan Hak Anak di Enhaii Hotel
|
6
|
25-Mei-16
|
· Pelatihan Fasilitator “Prinsip Dunia Usaha dan Hak Anak di Enhaii Hotel
|
7
|
26-Mei-16
|
· Pelatihan Fasilitator “Prinsip Dunia Usaha dan Hak Anak di Enhaii Hotel
|
8
|
27-Mei-16
|
· Pelatihan Fasilitator “Prinsip Dunia Usaha dan Hak Anak di Enhaii Hotel
|
9
|
30-Mei-16
|
· Mempelajari Human Resouces SOP dan Security SOP
· Membuat laporan payroll casual & daily worker
|
10
|
31-Mei-16
|
· Membaca Human Resouces SOP dan Security SOP
|
11
|
01-Jun-16
|
· MOD dengan HRM Gumilang Regency Hotel
|
12
|
02-Jun-16
|
· Rekapitulasi absen karyawan
· Kegiatan CSR HHRMA dengan PHRI Jawa Barat – Membersihkan masjid Al- Ukhwah persiapan bulan Ramadhan
|
13
|
03-Jun-16
|
· Membuat laporan employee meals
· Menyebarkan BEO (Banquet Event Order) ke semua departemen
· Kegiatan Zumba bersama
|
14
|
04-Jun-16
|
· Menyebarkan BEO (Banquet Event Order) ke semua departemen
|
15
|
05-Jun-16
|
· Diskusi dengan Hotel Human Resources Manager Association (HHRMA) mengenai BPJS Kesehatan
|
16
|
06-Jun-16
|
· Menyebarkan BEO (Banquet Event Order) ke semua departemen
· Membuat laporan payroll casual & daily worker
|
17
|
07-Jun-16
|
· Persiapan Core Training untuk peserta Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
· Pembukaan Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI di Karang Setra Spa & Cottages
|
18
|
08-Jun-16
|
· Core Training untuk peserta Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
|
19
|
09-Jun-16
|
· Core Training untuk peserta Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
|
20
|
10-Jun-16
|
· Core Training untuk peserta Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
· Rekapitulasi absen karyawan
|
21
|
11-Jun-16
|
· Membuat employee meals
|
22
|
12-Jun-16
|
· Rekapitulasi absen karyawan
· Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI di Novotel Hotel
|
23
|
13-Jun-16
|
· Membuat laporan payroll casual & daily worker
|
24
|
14-Jun-16
|
· Training Food and Baverage Department
· Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI di Cordelia Hotel
|
25
|
15-Jun-16
|
· Training Food and Baverage Department
|
26
|
16-Jun-16
|
· Rekapitulasi absen karyawan
|
27
|
17-Jun-16
|
· Rekapitulasi absen karyawan
|
28
|
18-Jun-16
|
· Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI di Gumilang Regency Hotel
|
29
|
20-Jun-16
|
· Membuat employee meals
|
30
|
21-Jun-16
|
· Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI di The Papandayan Hotel
|
Penjelasan Tugas Aktivitas Magang di Gumilang Regency Hotel, Human Resources Department
Untuk hari pertama, penulis diberikan penjelasan mengenai keadaan kantor dan staff HRD dari staff hingga level manager, lalu penjelasan mengenai sistem kerja. Penjelasan tugas secara garis besar merupakan seluruh kegiatan yang ada pada Human Resources Department.
Sebagai seorang yang diberikan tanggungjawab tersebut maka, penulis mendapatkan beberapa tugas selama periode magang, yaitu :
v Membuat Laporan Payroll Casual & Daily Worker
Laporan Payroll casual & daily worker merupakan sebuah laporan gaji mingguan untuk karyawan casual maupun daily worker yang dilaporkan ke Chief Accounting berdasarkan sepengetahuan Department Manager yang terkait.
v Membuat Employee Meals
Laporan employee meals dilaporkan juga pada accounting department yang nantinya akan di sesuaikan dengan jumlah karyawan yang masuk pada hari tersebut. Laporan ini dikerjakan perhari dan sesuai sift karyawan namun dilaporkan perminggu dan sifatnya fleksible tidak harus perminggu namun kelipatan perminggu.
Gambar 2.1Employee Meals Bulan JuniSumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
v Kegiatan CSR HHRMA dengan PHRI Jawa Barat – Membersihkan Masjid Al- Ukhwah
Kegiatan CSR ini rutin diselenggarakan sekali dalam setahun dalam rangka mempersiapkan dan menyambut bulan Ramadhan yang diselenggarakan oleh Hotel Human Resources Manager Asosiation (HHRMA) dengan Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI) Jawa Barat. Pada kesempatan ini penulis diberikan kesempatan untuk turut berkontribusi dan di berangkatkan bersama tim dari Housekeeping Department.
Gumilang Team
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.3
CSR HHRMA dan PHRI Jawa Barat
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
v Pelatihan Fasilitator
Pelatihan ini diselenggarakan oleh Organisasi dari Belanda yang bernama Save The Children yang disebut dengan project JUARA (Jaringan Usaha Ramah Anak) dan bekerjasama dengan PHRI-Jawa Barat. Penulis diberikan kesempatan menjadi delegasi dari Gumilang Regency Hotel untuk mengikuti pelatihan tersebut selama 4 (empat) hari yang bertempat di Enhaii Hotel, Bandung.
Gambar 2.4
Istirahat Makan Siang
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.5
Pelatihan Fasilitator
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.6
Evaluasi Pelatihan Fasilitator
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.7
Sertifikat Peserta Pelatihan
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
v Core Training
Gumilang Regency Hotel selalu memberikan Core training untuk karyawan baru maupun siswa SMK yang akan melakukan PRAKERIN (Praktek Kerja Industri) dan ini menjadi tanggung jawab HRD untuk melaksanakannya. Sebelum masuk ke departemen masing masing di core training inilah karyawan dan peserta PRAKERIN diberikan bekal pengetahuan singkat mengenai perusahaan dan terkait dengan departemen yang akan ditempati. Pada core training penulis berkesempatan memberikan materi dan menghendle acara ini hingga selesai.
Gambar 2.8
Training Food and Baverage Department
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.9
Training Food and Baverage Department
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.10
Core Training Untuk Peserta PRAKERIN
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.11
Core Training Untuk Peserta PRAKERIN
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
v Safari Ramadhan 1437 H – 2016 PHRI-Jawa Barat
Safari Ramadhan adalah agenda rutin tahunan oleh PHRI yang berisi buka puasa bersama yang di lanjut dengan shalat tarawih berjama’ah dan dilakukan di hotel yang berbeda beda setiap harinya dari awal hingga akhir bulan Ramadhan termasuk Gumilang Regency Hotel. Safari Ramadhan di Gumilang Regency Hotel pada tahun ini jatuh pada tanggal 18 Juni 2016 dan penulis mendapatkan tugas berkoordinasi dengan Food and Beverage Manager selaku ketua pelaksana, serta membuat jadwal Safari Ramadhan untuk setiap departemen di Gumilang Regency Hotel.
Gambar 2.12
Jadwal Safari Ramadhan Departemen - 1437 H
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.13
Jadwal Safari Ramadhan Hotel - 1437 H
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.14
Backdrop Safari Ramadhan 1437 H
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.15
Safari Ramadhan 1437 H di Gumilang Regency Hotel
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
v Rapat Koordinasi HRD-Karaoke
Sehubungan dengan surat edaran Penutupan Usaha Pariwisata Hari Besar Keagamaan Bulan Suci Ramadhan 1437 H yang dikeluarkan oleh Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Pemerintah Kota Bandung nomor 556/SE.638-DisBudPar mengenai penutupan tempat usaha pariwisata dengan point-point tertentu maka diadakan rapat koordinasi antara koordinator Karaoke dengan HRD. Pada kesempatan ini penulis ikut andil dalam memutuskan hari penutupan layanan karaoke dan spa.
v Rekapitulasi Absen Karyawan
Absensi karyawan dikerjakan secara manual namun tetap menggunakan mesin Fingerprint yang sudah terintregasi dengan komputer di ruangan HRD. Pada absensi ini terdapat 4 (empat) warna yang di gunakan yaitu :
1. Merah untuk sift pagi, yaitu yang hadir antara jam 04.00 sampai jam 10.00
2. Kuning untuk sift midle, yaitu yang hadir antara jam 10.00 sampai jam 17.00
3. Hijau untuk sift malam, yaitu yang hadir antara jam 17.00 sampai jam 22.00.
4. Hitam untuk karyawan yang libur, hari libur karyawan tidak semua sama antara senin sampai minggu, kecuali karyawan back office semua libur pada sabtu dan minggu.
Gambar 2.16Log In FingerprintSumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.17
Data FingerprintSumber: Pengelolaan Data oleh Penulis. 2016
Gambar 2.18
Hasil Rekap Manual Fingerprint
Sumber: Pengelolaan Data oleh Penulis
2.3 Hambatan
2.3.1 Kurangnya Persediaan Komputer Kerja
Rusaknya sebuah komputer di ruangan HRD menyebabkan terhambatnya pekerjaan yang sebenarnya bisa penulis gunakan dalam mengerjakan tugas.
2.3.2 Belum Lengkapnya Data Karyawan
Data karyawan atau yang biasa di sebut dengan Meaning Update di perusahaan tidak lengkap sehingga jika dibutuhkannya data tentang seorang karyawan harus langsung menghubungi karyawan yang bersangkutan.
2.3.3 Ruang Kerja Yang Terbatas
Ruang kerja Human Resources Department yang di gabung dengan Sales & Marketing Department tidak terlalu luas, sehinga banyak menumpuknya berkas berkas yang berada tidak pada tempatnya.
2.3.4 Kantor Human Resources Manager Yang Terpisah
Walaupun tidak terlalu jauh terpisah dengan staff Human Resources Officer namun penempatan ini menghambat kinerja dari HRD itu sendiri, karena seringkali membutuhkan koordinasi yang seharusnya bertatapan atau bertemu.
2.3.5 Penggabungan Ruangan Kerja
Kinerja HRD seringkali bersifat rahasia karena itu membutuhkan ruangan khusus yang terpisah dari departemen lain. Digabungnya kantor Human Resources Department dengan kantor Sales & Marketing Department tak jarang membuat kinerja menjadi terhambat.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan Aktivitas Magang
Pada kesempatan kali ini penulis magang di Gumilang Regency Hotel, yang kemudian masuk ke dalam Human Resources Department yang secara garis besar memiliki ranah kerja untuk kegiatannya yang bertanggung jawab dalam employee development dan segala kegiatan termasuk operasional didalamnya. Pengembangan kualitas karyawan secara berkelanjutan dibutuhkan perusahaan agar dapat meningkatkan pelayanan pada tamu hotel, dalam hal ini HRD bertindak sebagai pengawas agar dapat berjalan secara berkelanjutan, seperti halnya menyediakan jadwal, menyediakan fasilitator training dari internal perusahaan maupun dari organisasi eksternal yang masih terkait dengan departemen yang akan melakukan training.
Selama periode 30 hari kerja periode Mei-Juni penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Bagian HRD khususnya employee development, merupakan hal penting dalam peningkatan kualitas pelayanan khususnya pada hospitality industri. Secara garis besar employee development memiliki ranah kerja untuk kegiatan yang bertanggung jawab dalam pengembagan sumber daya manusia dalam perusahaan.
2. Tugas-tugas yang diberikan kepada penulis pada saat magang berlangsung membuat penulis mengetahui bahwa perusahaan harus ikut berperan aktif dalam penyelenggaraan program-program pemerintah untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia.
3. Dalam training yang dilakukan oleh Save The Children penulis mengetahui bahwa dunia usaha harus memperhatikan kepentingan dan hak anak.
4. Kegiatan magang ini sangat bermanfaat bagi penulis khususnya karena melalui kegiatan magang ini penulis dapat merasakan langsung dunia kerja nyata. Serta dapat mengimplementasikan ilmu yang sudah didapatkan oleh penulis sewaktu kuliah kedalam dunia kerja. Penulis juga dapat memahami bahwa dunia akademis dan dunia pekerjaan adalah sesuatu yang sangat berbeda.
3.2 Saran
3.2.1 Bagi Gumilang Regency Hotel
Setelah pelaksanaan magang di Gumilang Regency Hotel penulis mempunyai saran yang mungkin dapat dijadikan pertimbangan bagi Gumilang Regency Hotel. Adapun saran yang diberikan oleh penulis adalah :
1. Perusahaan dapat mengembangkan dan memanfaatkan system media informasi seperti media sosial untuk memaksimalkan kinerja dan koordinasi antar departemen yang ramah lingkungan.
2. Melakukan evaluasi training berkala dan analisis SWOT untuk setiap departemen.
3. Penerapan aturan kerja yang konsisten dan lebih tegas agar karyawan dapat lebih disiplin dalam kehadiran dan pelaksanaan tugas di kantor.
4. Melakukan peningkatan sistem fingerprint guna mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam pekerjaan internal.
5. Melakukan penambahan personil pada Human Resources Department.
3.2.1 Bagi Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom
Mata kuliah magang merupakan salah satu syarat kelulusan dalam kurikulum akademik Program Strata 1 Administrasi Bisnis Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom, tidak hanya memperkaya pengetahuan namun juga akan menambah pengalaman. Kegiatan magang sangat bermanfaat untuk menunjang gambaran pengalaman dunia kerja nyata yang akan dijalani oleh mahasiswa nantinya.
Dalam hal ini, penulis mempunyai saran kepada Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom yang mungkin bisa dijadikan pertimbangan untuk menunjang kegiatan magang sehingga lebih baik kedepannya. Saran yang diberikan pada Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom diantaranya :
1. Memberikan arahan terlebih dahulu berupa seminar maupun training mengenai tempat magang yang sesuai dengan jurusan perkuliahan Administrasi Bisnis agar mahasiswa bisa berkontribusi secara maksimal di perusahaan. Hal ini untuk meminimalisir banyaknya pertanyaan dan kebingungan yang timbul dari mahasiswa yang melaksanakan magang.
2. Membuat relasi berkelanjutan antara universitas dan perusahaan melalui mahasiswa yang telah selesai melakukan magang atau secara langsung dengan pihak terkait di perusahaan. Hal ini agar memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk mencari tempat magang sesuai keahlian dan keinginan mahasiswa, selain itu pihak kampus juga dapat membangun komunikasi yang baik untuk mengontrol aktivitas kegiatan magang para mahasiswanya.
Demikian laporan magang ini dibuat dengan tujuan semoga laporan magang ini dapat bermanfaat bagi penulis dan tentunya dapat berguna untuk pembuatan laporan-laporan magang berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
www.gumilangregency.com/
(Diakses Tanggal 2 Agustus 2016)
HR Department, Gumilang Regency Hotel. Business Plan 2016
HR Department, Gumilang Regency Hotel. Materi Core Training 2016
Gumilang Regency Hotel. Company Hotel 2016
LAMPIRAN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar